如何利用Excel编制凭证分类汇总表

　⒈新建凭证分类汇总表

　　打开工作簿→双击Sheet2工作表标签→命名为“凭证分类汇总表”→在A1单元格中输入表标题“凭证分类汇总表”。

　　⒉编制标题行

　　A2单元格中输入会计年度（例如2011年）→B2单元格中输入“凭证号”→C2单元格中输入“科目号”→D2单元格中输入“科目名称”→E2单元格中输入“摘要”→F2单元格中输入“借方发生额”→G2单元格中输入“贷方发生额”。

　　⒊编制月份及凭证号列

　　A3中输入1（表示是本年1月份）→A4中输入"=A3”→向下拖动复制到A1000，并将A3:A1000的数字显示格式设置为“×月”，方法是：单元格格式→数字→自定义→类型窗口中设置为【#”月”】。

　　B3中输入1（表示是本月第1号凭证）→B4中输入“=B3”→向下拖动复制到B1000。

　　⒋编制科目名称

　　科目名称较科目号更能直观、正确地反映凭证的分类，但在编制凭证分类表时，通常我们又不得不进行反复录入相同的科目名称，这既繁琐，又极大地影响了编制凭证分类表速度，也有可能出错。这里，通过引用公式，可以较好地解决这一问题。公式编制如下：

　　D3中输入"=VLOOKUP($C3,"总账-明细账"!A$4:H$500,2,0)”→向下拖动复制到D1000。

　　上面公式中的“"总账-明细账"!”是指引用总账—明细账表，因我们还没有编制总账—明细账表，在D3:D1000单元格区域中会出现错误提示，我们先暂且不用管他。

　　至此，凭证分类表格的编制基本完成，下一步即可进行实际录入操作了。

　　公式说明：VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。简言之，VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其它列的数据，并返回该列的数据。

　　⒌汇总应用

　　从上述编制的表格，只能是凭证分类表，为什么又要称之为凭证分类汇总表呢？别忙，当我们录入了数据后，你可以利用你所掌握的排序方法，对标题行以下的内容进行任意排序，这就是我们所说的汇总。但这是强调说明的是，你在进行排序操作时以前，必须将月份列和凭证号列中的公式以数字形式固定下来，这一点非常重要，否则，在包含公式时你就进行排序操作，所得到的结果会乱套，而并非是正确的结果。

　　那么，如何把公式以数字形式固定下来呢？方法是：选中A3:B1000单元格区域→〖Ctrl+C〗复制→粘贴→选择性粘贴→数字。

　　这时你再检查A3:B1000单元格区域就会发觉，先前的公式没有了，而直接以数字取而代之，这样你就可以按凭证号进行分类汇总操作了。